Política de Tratamiento de Datos Personales – Imporclinicas JG SAS

Imporclinicas JG SAS trata los datos personales de clientes, usuarios, proveedores y demás titulares conforme a esta política, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

1. Identificación del responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta política se fundamenta en las siguientes normas:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos de Imporclinicas JG SAS. Cubre los datos recolectados por cualquier canal: tienda en línea, asistente virtual, WhatsApp, correo electrónico, teléfono, redes sociales, formularios y sedes físicas.

Es de obligatorio cumplimiento para la empresa, sus empleados, contratistas y los terceros que actúen como encargados del tratamiento.

4. Definiciones

5. Principios del tratamiento

Imporclinicas JG SAS aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a sus normas reglamentarias.
• Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para las personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento garantizan la reserva de la información.

6. Datos que recolectamos

Según el canal y la relación con el titular, Imporclinicas JG SAS puede recolectar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.
• Datos de facturación y compra: razón social, NIT, productos adquiridos, historial de pedidos y datos necesarios para la factura.
• Datos de la necesidad del producto: edad, peso, estatura, medidas corporales y tallas, cuando se requieren para recomendar un producto.
• Datos de salud (sensibles): diagnóstico, lesión, cirugía, fórmula o indicación médica, cuando el titular decide compartirlos.
• Datos institucionales: nombre de la institución, cargo del contacto y necesidades de compra.
• Datos de navegación: información obtenida mediante cookies y tecnologías similares en el sitio web.

Imporclinicas JG SAS no recolecta datos de tarjetas de crédito ni claves bancarias por el chat o WhatsApp. Los pagos en línea se procesan a través de las plataformas de pago dispuestas en la tienda.

7. Canales de recolección

• Tienda en línea y formularios del sitio web.
• Asistente virtual CLARA en el sitio web y en canales de mensajería.
• WhatsApp, correo electrónico y línea telefónica.
• Sedes físicas en Barranquilla y Cartagena.
• Redes sociales y canal institucional.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

1. Brindar asesoría sobre productos y equipos médicos, y recomendar el producto adecuado según la necesidad informada.
2. Gestionar cotizaciones, pedidos, compras, facturación, pagos, despachos y entregas.
3. Poner en contacto al titular con un asesor comercial para finalizar su compra o resolver sus dudas.
4. Atender peticiones, quejas, reclamos, garantías y solicitudes de servicio posventa.
5. Registrar y gestionar la relación comercial en el sistema de gestión de clientes (CRM).
6. Gestionar compras institucionales y por volumen.
7. Enviar información comercial, novedades y promociones, solo cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede solicitar en cualquier momento dejar de recibirlas.
8. Realizar análisis estadísticos y de calidad del servicio para mejorar la atención y la experiencia de compra.
9. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.

9. Asistente virtual CLARA

CLARA es un asistente virtual basado en inteligencia artificial. Antes de solicitar cualquier dato, CLARA informa al titular sobre esta política y le solicita su autorización.

• La información que el titular comparte con CLARA se usa únicamente para las finalidades de esta política.
• La conversación y los datos suministrados se registran en el CRM de Imporclinicas JG SAS para dar continuidad a la atención con un asesor humano.
• CLARA no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el titular. La compra, las condiciones comerciales y la confirmación de información las gestiona un asesor de la empresa.
• CLARA no diagnostica ni prescribe tratamientos. La información de salud que el titular decida compartir solo se usa para orientar la selección del producto.

10. Tratamiento de datos sensibles

Los datos relativos a la salud son datos sensibles. Imporclinicas JG SAS solo los trata con autorización explícita del titular y únicamente para orientar la selección del producto adecuado.

• El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.
• Negarse a suministrar datos sensibles no impide recibir información general sobre los productos.
• Los datos sensibles no se usan con fines publicitarios ni se comparten con terceros distintos de los encargados necesarios para la atención.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

Imporclinicas JG SAS solo trata datos de menores de edad cuando son suministrados por su padre, madre o representante legal. Esto ocurre, por ejemplo, al solicitar un producto pediátrico.

El tratamiento respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y se limita a la finalidad de la compra.

12. Autorización del titular

La autorización se obtiene antes de recolectar los datos, por cualquier medio que permita su consulta posterior:

• Por escrito, en formularios físicos o digitales.
• De forma electrónica, mediante la aceptación expresa en el sitio web, el chat o WhatsApp.
• De forma verbal, en sedes físicas o por teléfono, dejando constancia.
• Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que otorgó la autorización.

Imporclinicas JG SAS conserva prueba de las autorizaciones otorgadas. No se requiere autorización para datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, ni requerimientos de autoridad competente, en los términos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

13. Transmisión y transferencia de datos

Para cumplir las finalidades de esta política, Imporclinicas JG SAS puede transmitir datos a encargados que le prestan servicios. Entre ellos están los proveedores de CRM, mensajería, alojamiento web, pasarelas de pago y transporte de mercancías.

• Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar la información fuera de Colombia.
• En todos los casos, la empresa exige a los encargados medidas de seguridad y confidencialidad, y el uso de los datos solo para las finalidades autorizadas.
• Imporclinicas JG SAS no vende ni cede bases de datos a terceros.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio web utiliza cookies y tecnologías similares, incluidos píxeles de medición de redes sociales. Su propósito es el funcionamiento de la tienda, el análisis de la navegación y la medición de campañas publicitarias.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar las cookies. Algunas funciones de la tienda, como el carrito de compras, pueden no operar correctamente sin ellas.

15. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

16. Área responsable de la atención

Las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares son atendidas por el Área Digital, a través de:

• Correo electrónico: digital@imporclinicasjg.com
• Teléfono: +57 316 0277385
• Por escrito, en cualquiera de las sedes físicas.

17. Procedimiento de consultas

El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de la empresa.

• La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo.
• Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha. Esta no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

18. Procedimiento de reclamos

El titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que advierta un incumplimiento, puede presentar un reclamo.

1. El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que desee hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.
4. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe agotar este trámite de consulta o reclamo ante la empresa.

19. Seguridad de la información

Imporclinicas JG SAS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales. Su objetivo es evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

20. Vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento. También se conservan mientras exista un deber legal o contractual de hacerlo.

21. Vigencia y modificaciones de la política

Esta política rige a partir del 30 de septiembre de 2026. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los titulares a través del sitio web https://www.imporclinicasjg.com antes de su implementación.